Bảng Mô Tả Công Việc Nhân Viên Hành Chính Nhân Sự

Ngành hành chính nhân sự hiện đang là 1 trong số ít các ngành nghề đang nhận được sự quan tâm vô cùng đặc biệt của rất nhiều bạn trẻ, đặc biệt là các bạn sinh viên trong thời kỳ công nghệ 4.0

Mô tả công việc của Nhân viên hành chính nhân sự​

Công việc của Nhân viên hành chính nhân sự đa dạng và tùy theo yêu cầu từng doanh nghiệp, công ty cụ thể. Tuy nhiên, nhìn chung thì họ phải đảm nhận các việc làm chính như:

Tham khảo video CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ - Xây Dựng Chân Dung Của Một Người Nhân Sự được chia sẻ trong khóa học hành chính nhân sự và khóa học C&B cơ bản tại Lê Ánh HR

Yêu cầu trình độ và kỹ năng với Nhân viên hành chính nhân sự

Nhân viên hành chính nhân sự cần có những kỹ năng nào luôn là câu hỏi của nhiều người đang muốn làm nghề nhân sự. Có thể nói, nghề hành chính nhân sự được coi như là "dễ thở hơn" so với các khối ngành kinh tế khác.

Nghề này không đòi hỏi các bạn phải học đúng chuyên ngành, cũng không đòi hỏi bạn phải có trình độ ngoại ngữ cao siêu hay kinh nghiệm nghề nghiệp lâu năm thì mới có thể làm được. Đổi lại, đặc thù của ngành nghề này đó chính là nhân viên phải trang bị các kỹ năng nhất định, bao gồm kỹ năng cứng và mềm. Vậy những kỹ năng đó là gì?

*Nhân viên hành chính nhân sự cần có kỹ năng giao tiếp

Một nhân viên hành chính nhân sự được xem như là cầu nối giữa các bộ phận trong công ty, giữa nhân viên với nhân viên, nhân viên với cấp trên.

Chính vì thế, nhân viên hành chính nhân sự cần có kỹ năng giao tiếp khéo léo để xử lý các công việc cũng như biết cách gắn kết tập thể nhân viên trong tổ chức lại với nhau để tăng năng suất lao động.

Đồng thời, với cách ứng xử tinh tế và khéo léo của mình, bản thân nhân viên hành chính nhân sự sẽ giúp họ biết cách dung hòa mọi thứ, sao cho không mất lòng sếp nhưng vẫn được lòng nhân viên, đồng nghiệp trong công ty.

*Nhân viên hành chính nhân sự cần có kỹ năng thuyết trình

Bộ phận nhân viên hành chính nhân sự không đòi hỏi phải có kỹ năng thuyết trình "đỉnh" như bên bộ phận Marketing. Tuy nhiên, với vai trò là người trung gian, truyền các chỉ thị của cấp lãnh đạo xuống nhân viên, và ngược lại, thay mặt nhân viên đóng góp ý kiến, nguyện vọng với lãnh đạo thì kỹ năng thuyết trình này lại trở nên vô cùng quan trọng.

Nhiệm vụ của kỹ năng thuyết trình là để kết nối sự tương tác với người nghe và có tính thuyết phục cho 1 vấn đề gì đó mà hiệu ứng tốt nhất mà nó đem lại là đôi bên chấp thuận và hiểu ý nhau trong tâm trạng thoải mái nhất.

Hơn thế nữa kỹ năng thuyết trình cũng sẽ giúp giải quyết một số vấn đề mâu thuẫn phát sinh trong nội bộ, làm xoa dịu bầu không khí căng thẳng giữa đôi bên để cùng biết cách trung hòa ý kiến của nhau.

*Nhân viên hành chính nhân sự cần nắm bắt được tâm lý người khác

Làm nghề hành chính nhân sự cũng giống như "Làm dâu trăm họ". Do đó, nếu kỹ năng nắm bắt tâm lý người khác tốt thì đây sẽ được coi như là 1 lợi thế lớn giúp công việc trở nên dễ dàng và cơ hội thăng tiến cao hơn rất nhiều.

Đồng thời, với 1 nhân viên làm nghề nhân sự, kỹ năng sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm ra được các ứng viên giỏi, tiềm năng, cũng như hiểu rõ hơn về nguyện vọng, yêu cầu của từng ứng viên để có những chế độ đãi ngộ thu hút nhân tài sao cho phù hợp

*Nhân viên hành chính nhân sự cần có kỹ năng làm việc nhóm

Kỹ năng làm việc nhóm luôn được đề cao trong bất cứ môi trường nào bởi nó mang 1 ý nghĩa nhất định quyết định năng suất và hiệu quả của 1 tổ chức.

Nhân viên hành chính nhân sự cần có kỹ năng làm việc nhóm tốt để thúc đẩy các nhân viên trong công ty cùng hợp tác, phát triển, cung cấp những phản hồi mang tính xây dựng để đạt được mục tiêu chung. Kỹ năng này sẽ giúp mỗi người nhìn lại bản thân mình, bổ sung những thiếu sót cho nhau để hoàn thành nhiệm vụ chung.

Theo bạn, với ý kiến cá nhân của bạn thân nhân viên hành chính nhân sự ngoài những kỹ năng trên sẽ cần thêm những kỹ năng nào nữa hay không? Nếu có bạn hãy để lại ý kiến ở phần bình luận để mọi người cùng trao đổi nhé!

Phẩm chất của một nhân viên hành chính nhân sự giỏi

Một nhân viên hành chính nhân sự xuất sắc là người có nền tảng kiến thức và sở hữu các kỹ năng mềm, kỹ năng hành chính văn phòng. Bên cạnh đó, bản thân mỗi ứng viên cũng cần có các phẩm chất để phù hợp với lĩnh vực. Một số phẩm chất quan trọng nhất với nhân viên hành chính nhân sự là:

- Khéo léo trong xây dựng mối quan hệ: Nghề nhân sự là làm việc giữa người với người, vừa cần có sự tương tác và giao tiếp tốt lại vừa cần sự nhạy cảm và tinh tế, tâm lý để đoán biết đối phương và điều chỉnh hành vi, cách trao đổi, hợp tác ăn ý nhất.

Nhân viên hành chính nhân sự biết cách xây dựng và duy trì mối quan hệ sẽ làm việc hiệu quả và phát triển sự nghiệp lâu dài.

- Kiên nhẫn, biết lắng nghe: Nhân viên hành chính nhân sự hỗ trợ Trưởng phòng hành chính nhân sự để quản lý vấn đề hành chính - nhân sự - tuyển dụng trong doanh nghiệp, cung cấp một môi trường làm việc tốt và xây dựng văn hóa công ty.

Sự kiên nhẫn cũng như khả năng lắng nghe tích cực giúp bạn trao đổi tốt hơn, được sếp và đồng nghiệp, các nhân viên công ty tin tưởng hơn.

- Kỷ luật và công bằng: Trong nhiều trường hợp, nhân viên hành chính nhân sự sẽ giải đáp thắc mắc cho nhân viên và giúp họ phân xử khi có xung đột, bất đồng. Do vậy, trước hết bản thân bạn phải là người có kỷ luật, sau đó là có khả năng giữ lập trường trung lập, xử lý công bằng.

- Chăm chỉ, chịu được áp lực: Nhân viên hành chính nhân sự làm công việc văn phòng nhưng họ không hề nhàn nhã như nhiều người vẫn tưởng. Sự chăm chỉ, cẩn thận và biết sắp xếp công việc, chịu được áp lực là phẩm chất quan trọng giúp bạn hoàn thành tốt công việc.

Nói tóm lại, công việc của một nhân viên hành chính nhân sự cũng không quá khó, tuy nhiên đòi hỏi ở bản thân mỗi người phải có các kỹ năng mềm cũng như kinh nghiệm thực tế để giải quyết công việc 1 cách hiệu quả hơn. Hy vọng, qua bài viết này, bạn đã có cho mình một vài bí quyết nho nhỏ để có thể theo đuổi nghề hành chính nhân sự này.

Lê Ánh HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học hành chính nhân sự, khóa học C&B ... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.88.55 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học xuất nhập khẩu chất lượng tốt nhất hiện nay.

Xây dựng, thiết lập mục tiêu, kế hoạch thực hiện phòng, quản lý nhân sự thuộc phòng.

Chịu trách nhiệm trước Ban Giám Đốc về các hoạt động hành chính – nhân sự

Chịu trách nhiệm trước Ban Giám Đốc về năng lực, hiệu quả làm việc của nhân viên phòng HCNS

Giám sát, kiểm tra, đôn đốc công việc của nhân viên phòng kinh doanh do mình phụ trách, đánh giá kết quả thử việc của nhân viên phòng

Phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra, giám sát CBCNV các bộ phận thực hiện các nội quy, quy chế, quy định, chính sách của công ty

Quản lý toàn công ty về an ninh trật tự, PCCC, An toàn lao động

Quản lý dữ liệu nhân sự: Hồ sơ CBCNV, lưu trữ các thông tin của CBCNV

Xây dựng, soạn thảo các quy định, nội quy, chính sách liên quan đến các hoạt động của công ty

Soạn thảo các tài liệu, báo cáo, biểu mẫu về công tác hành chính-nhân sự, soạn thảo tài liệu huấn luyện đào tạo phù

hợp với công việc thực tế và đúng quy định của pháp luật.

Chấm công lao động ; làm bảng lương, bảo hiểm hàng tháng cho CNCNV

Giải quyết các tranh chấp lao động phát sinh trong công ty, trong từ bộ phận.

Xây dựng cơ chế đánh giá thi đua khen thưởng theo đặc thù của doanh nghiệp

Cập nhật các văn bản pháp luật liên quan đến pháp luật hành chính - lao động

Phối hợp các phòng ban xây dựng định hướng, kế hoạch huấn luyện, đào tạo nhân viên theo mục tiêu của Công ty.

Tham gia đánh giá chất lượng sau đào tạo và đánh giá chất lượng nội bộ của Công ty.

Phối hợp các trưởng phòng tuyển dụng nhân sự theo yêu cầu công việc của từng bộ phận.

Tìm kiếm nguồn nhân lực để tuyển dụng theo mục tiêu, kế hoạch của công ty

Tham gia các công việc chung về tuyển dụng, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, bảo hộ lao động, khoa học kỹ thuật... nhằm đảm bảo quyền lợi cho người lao động.

Tổ chức tuyển dụng, ký kết hợp đồng lao động, chấm dứt hợp đồng cùng các nhân sự trong phòng.

Đảm bảo các thủ tục về bảo hiểm, phúc lợi, chế độ, chính sách … trong doanh nghiệp.

Xây dựng các văn bản có tính pháp quy, quy chế của công ty và áp dụng các biểu mẫu tương ứng cho các vấn đề phát sinh.

Báo cáo ban giám đốc theo kế hoạch định kỳ về các công việc hành chính - nhân sự do mình phụ trách .

Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Hành chính - Nhân sự, Quản trị nguồn nhân lực, Luật hoặc chuyên ngành liên quan

Kiến thức chuyên sâu về luật lao động và thực hành tốt nhất về nhân sự

Có kiến thức về hệ thống nhân sự và cơ sở dữ liệu

Am hiểu luật lao động, pháp luật liên quan đến chế độ – chính sách của Người lao động.

Có kinh nghiệm tối thiểu 3 năm làm trưởng phòng Hành chính Tổng hợp hoặc các vị trí quản lý tương đương.

Có kinh nghiệm với các chỉ số quản lí nhân lực

Có kinh nghiệm quản lý/hoạch định chính sách doanh nghiệp là một lợi thế.

Khả năng xây dựng chiến lược cùng kỹ năng lãnh đạo

Kỹ năng lắng nghe, đàm phán và trình bày xuất sắc

Năng lực để xây dựng và quản lý hiệu quả các mối quan hệ giữa các cá nhân ở tất cả các cấp bậc của công ty

Có khả năng bao quát, lập kế hoạch, báo cáo và quản lý tốt.

Khả năng giao tiếp và thuyết trình tốt.

Thành thạo kỹ năng tin học văn phòng, thành thạo tiếng Anh là một lợi thế.

Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc.

Quyết đoán, trung thực, hiệu quả trong công việc.

Develop and implement HR strategies and initiatives aligned with the overall business strategy

Bridge management and employee relations by addressing demands, grievances or other issues

Manage the recruitment and selection process

Support current and future business needs through the development, engagement, motivation and preservation of human capital

Develop and monitor overall HR strategies, systems, tactics and procedures across the organization

Nurture a positive working environment

Oversee and manage a performance appraisal system that drives high performance

Maintain pay plan and benefits program

Assess training needs to apply and monitor training programs

Report to management and provide decision support through HR metrics

Ensure legal compliance throughout human resource management

Consistently recruiting an excellent staff.

Maintain a smooth onboarding process.

Train, counseling and coaching our staff.

Resolve conflicts through positive and professional mediation.

Carry out necessary administrative duties.

Conduct performance and wage reviews.

Develop clear policies and ensuring policy awareness.

Create clear and concise reports.

Maintain and reporting on workplace health and safety compliance.

Handle workplace investigations, disciplinary and termination procedures.

Bachelor’s degree in Human Resources or related field

Knowledge of HR systems and databases

In-depth knowledge of labor law and HR metrics

Knowledge of relevant health and safety laws.

Experience in human resources or related field.

Proven working experience as HR Manager or other HR Executive

Experience in conflict resolution, disciplinary processes and workplace investigations.

Experience in following and maintaining workplace privacy.

Experience in educating and coaching staff.

People oriented and results driven

Ability to architect strategy along with leadership skills

Ability to build and maintain positive relationships with colleagues.

Excellent active listening, negotiation and presentation skills

Competence to build and effectively manage interpersonal relationships at all levels of the company

Competency in Microsoft applications including Word, Excel, and Outlook.

- Lập chứng từ cần thiết phục vụ công tác nhập xuất như: Hợp đồng, Invoice, Packing list.

- Kiểm tra tính phù hợp của bộ hồ sơ thông quan như: Hợp đồng, Invoice, Packing list, chứng nhận xuất xứ hàng hóa, vận đơn…

- Lưu trữ hồ sơ nhập xuất theo đúng quy định của công ty.

- Liên hệ với các bên logistics, đối tác… để làm thủ tục thông quan hàng hóa.

- Tập hợp hoàn thiện hồ sơ thanh toán dịch vụ cho các đối tác nhà cung cấp, dịch vụ vận chuyển…

- Tập hợp hoàn thiện hồ sơ thanh toán các mặt hàng khác được chỉ định từ Quản lý.

- Tìm kiếm các khách hàng làm đối tác phân phối, tiêu thụ sản phẩm được sản xuất tại nhà máy.

- Các công việc khác liên quan đến xuất nhập khẩu của công ty.

- Nam/Nữ tốt nghiệp các trưởng ĐH, CĐ chuyên ngành liên quan đến lĩnh vực Xuất/Nhập khẩu.

- Có kinh nghiệm, hiểu biết về nghiệp vụ XNK tối thiểu 1 năm

- Kỹ năng tập hợp, quản lý hồ sơ

- Thành thạo các phần mềm tin học văn phòng hỗ trợ công việc

- Trung thực, nhiệt tình, cầu thị và chịu được áp lực cao.